1/3: Tillgänglighetskraven gäller också dokument

I den här artikelseriens första del av tre berättar vi mer om vad som avses med tillgängliga dokument. I nästa del går vi närmare in på tillgänglighetskraven och hur olika dokument kan tillgänglighetsanpassas. I den sista delen går vi igenom fallgropar som finns i olika filtyper.

Publiceringsdatumet avgör

Lagens tillgänglighetskrav gäller alla dokument som har publicerats första gången på webben den 23 september 2018 eller efter detta. Användarna kan också kräva att få äldre dokument i ett tillgängligt format om de gäller medborgarnas fördel, rättigheter eller skyldigheter.

Kontrollera alltså senast nu att nya dokument som ni publicerar är tillgängliga och se över gamla dokument.

Tre perspektiv på tillgänglighet

Vad är ett tillgängligt dokument? Vad som är tillgängligt eller inte varierar från person till person och situation till situation. För en läsare kan ett dokument vara tillgängligt om det går att förstora bilderna utan att bilderna förlorar sin skärpa. För en annan läsare innebär tillgänglighet att språket är mycket klart och begripligt.

Härnäst behandlar vi tillgängliga dokument ur tre perspektiv. Först tar vi upp vikten av ett klart och begripligt innehåll. Sedan går vi närmare in på den tekniska tillgängligheten och vilka dokument som kan användas med tekniska hjälpmedel. Till slut tar vi upp hur användarnas möjligheter att modifiera innehållet förbättrar tillgängligheten.

Ett lättbegripligt innehåll är tillgänglighetens kärna

Ett lättbegripligt språk är viktigt för de flesta läsare. Det är emellertid inte lätt att mäta om språket är klart och begripligt. Tillgänglighetskraven innehåller inte heller några sådana test. Lagen om digitala tjänster kräver till exempel inte att innehållet ska finnas i lättläst version, men det finns annan lagstiftning som bestämmer att myndigheterna måste använda ett klart och begripligt språk. Ju större publik texten riktar sig till desto viktigare är det att språket är tydligt.

Ett sätt att kontrollera om texten är flytande är att läsa den högt. Om det här är svårt bör du förtydliga texten.

Läsarens textförståelse underlättas av att texten har en tydlig uppbyggnad och beskrivande rubriker. Rubriksättningen är bra om läsaren får reda på det väsentliga innehållet i dokumentet enbart genom att läsa rubrikerna. Bilder, punktlistor och tabeller stöder textförståelsen, men det är viktigt att de är tillgänglighetsanpassade. En tabell kan till exempel inte vara en bild av tabellen, utan måste skapas på ett tekniskt korrekt sätt.

Den tekniska tillgängligheten kan testas

Teknisk tillgänglighet innebär att dokumenten kan läsas på olika enheter och med olika hjälpmedel och assisterande teknik.

• Exempel på olika hjälpmedel är skärmläsare och skärmförstoringsprogram samt punktskriftsskärmar.
• Olika typer av enheter kan vara stationära datorer, surfplattor och smarttelefoner.

Tillgänglighetskraven härstammar från riktlinjerna för tillgängligt webbinnehåll, som på engelska heter Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)Öppnas i ett nytt fönster. Riktlinjerna gäller främst den tekniska tillgängligheten och innehåller framgångskriterier som antingen uppfylls eller inte uppfylls.

I ett tillgängligt dokument är exempelvis rubrikerna korrekt uppmärkta så att hjälpprogrammen kan identifiera dem som rubriker. Det räcker alltså inte att rubriken är en brödtext med större teckenstorlek. Filen måste också ha taggar så att hjälpmedlen kan identifiera vilken slags rubrik det är. I Word får texten sin märkning om du använder formatmallar.

I redigeringsprogram kan du testa dokumentets tekniska tillgänglighet med olika kontrollverktyg. Word har exempelvis en inbyggd kontroll av dokumentets tekniska tillgänglighet som

• bl.a. upptäcker om rubrikformat använts på ett ologiskt sätt,
• hittar bilder som saknar textbeskrivning och
• varnar för svag kontrast och oklara länktexter.

Tillgänglighetskontrollen är ett bra hjälpmedel, men den kontrollerar inte allt. I Word kontrollerar den till exempel om bilder har textbeskrivningar, men kontrollen tar inte ställning till texternas kvalitet. En bild med Finlands flagga skulle kunna ha textbeskrivningen ”Sveriges flagga”, men kontrollen skulle inte markera det här som felaktigt.

Tillgängligt innehåll kan anpassas

Tillgänglighet innebär också att användaren själv ska kunna anpassa hur dokumentet visas. På webbsidor går det här bra: sidans innehåll anpassas vanligtvis automatiskt efter skärmens storlek. I webbläsaren kan man enkelt ändra textens och bakgrundens färg och förstora teckenstorleken. När det gäller dokument avgör formatet de har sparats i vilka anpassningar som kan göras.

För att läsa dokument och textfiler behöver man ofta ett separat program. Wordfiler till exempel öppnas inte i webbläsare. I Word kan användarna emellertid redigera färger och teckenstorlek efter sina egna behov. Pdf-filer går att öppna i många webbläsare, men nackdelen med dem är att det är svårare att anpassa deras utseende. Särskilt i mobilenheter är pdf-filer besvärliga.

Innan man skapar ett textdokument bör man fundera över hur informationen i dokumentet bäst kan förmedlas. Om dokumentet inte ska skrivas ut är det bästa formatet ofta en webbsida. Om man vet att dokumentet kommer att skrivas ut eller skickas vidare i elektroniskt format är det motiverat att publicera det som ett separat dokument.

I nästa del i artikelserien berättar vi hur du skapar tillgängliga dokument med de vanligaste kontorsprogrammen och hur du kontrollerar att innehållet i pdf-dokument är tillgängligt.

I den finska utbildningen Digital tillgänglighet och kraven i lagen om digitala tjänsterÖppnas i ett nytt fönster får du anvisningar om hur du skapar tillgängliga Word-, PowerPoint- och Excel-dokument och hur du sparar dem som tillgängliga pdf-dokument. Utbildningen är gratis och öppen för alla.

Läs den andra delen av artikel “Grunderna i hur du skapar tillgängliga dokument“.